Une recherche a permis de mettre au jour des stratégies qui accroissent les performances d’amélioration de la communication virtuelle au sein des équipes. La prolifération des technologies collaboratives amène à penser que des outils davantage sophistiqués seront à l’origine d’une communication virtuelle parfaite. Or, une étude a démontré une autre réalité: le succès d’une communication virtuelle ne dépend pas de ces technologies, mais de la façon dont les personnes utilisent ces technologies.
En 2020 et 2021, nous faisons face à une pandémie (COVID 19) qui nous oblige à travailler chez soi (télétravail), cet article vous donne de bons conseils pour que cette expérience soit efficiente et profitable.
Lors de cette étude, les chercheurs ont demandé aux membres d’une même équipe de noter le comportement de ceux d’une autre équipe dans le cadre de leur communication virtuelle. Les critères décrits dans un grand nombre de recherches sur les équipes virtuelles ont été retenus pour réaliser l’évaluation.
Notamment, les évaluateurs se sont focalisés sur 5 habitudes qui sont reconnues pour être excellentes:
- Utilisation d’une technologie adaptée à l’activité,
- Enoncé clair et net des intentions,
- Contact permanent avec les autres,
- Disponibilité et l’indulgence,
- Ouverture d’esprit et l’adoption d’une démarche inclusive.
La note d’une équipe a été déterminée à partir de la moyenne des notes individuelles.
En prenant connaissance des résultats de l’étude, les chercheurs ont fait une constatation concernant les équipes ayant obtenu les scores les plus élevés sur les cinq comportements.
Leurs supérieurs hiérarchiques leur ont également accordé les notes les plus élevées sur 4 points :
- Qualité du travail,
- Respect des délais,
- Performance et la productivité,
- Atteinte ou le dépassement des objectifs.
Plus exactement, les chercheurs ont remarqué l’existence d’une relation linéaire : quand la note d’une équipe surpasse de 10 % celle des autres équipes dans le domaine de la communication virtuelle, dans le même temps, sur sa performance générale, elle obtient une note qui est également supérieure à celle des autres. La différence est de 13 %.
Examinons en détail chacun de ces 5 comportements salutaires pour la communication virtuelle et que pourtant on a tendance à négliger. Les équipes qui les adoptent sont plus performantes que celles qui les ignorent ou qui ne les connaissent pas.
1. Adaptez la technologie utilisée à l’activité
Les personnes ont tendance à privilégier les outils qu’elles trouvent pratiques ou qu’elles ont l’habitude d’utiliser. Or, ce n’est pas parce qu’une technologie de communication permet d’accomplir plusieurs tâches qu’elle est forcément polyvalente. Un moyen de communication doit être choisi en fonction de l’objectif. Par exemple Slack.
Pour fournir une information globale à un public précis, utilisez des textes et les tableaux d’affichage. Préférez les conférences en ligne, les visioconférences et les vidéoconférences lorsque vous avez besoin de discuter d’un problème sérieux avec tous ceux qui y sont impliqués, mais également pour faire des négociations. Adoptez aussi ces technologies lorsque vous avez besoin de vous entretenir avec une seule personne.
D’une manière générale, plus le sujet de la conversation est complexe, plus l’outil de communication doit être intime, privé, personnalisé, individualisé.
Au demeurant, il est utile par moments de rencontrer en personne le ou les interlocuteurs et de parlementer, de négocier, de se réunir en tête à tête avec eux.
2. Faites connaître vos intentions de manière claire
À l’heure actuelle, l’écrit est très répandu lorsqu’il s’agit de communiquer. Malheureusement, il arrive que les textes, les phrases, les mots soient mal interprétés par ceux qui les lisent. L’écrit est parfois à l’origine des préjugés et des malentendus. Des conflits peuvent naître de ces problèmes de compréhension. À leur tour, ces désaccords sont susceptibles d’avoir de mauvaises répercussions sur le niveau de performance d’une équipe.
Afin de ne jamais tomber dans ce piège de l’écrit, assurez-vous d’être transparent au niveau de vos intentions. C’est important si vous ne souhaitez pas que vos lecteurs vous soupçonnent de nourrir une quelconque arrière-pensée. Relisez-vous toujours avant d’envoyer un message: demandez-vous si vous avez utilisé la bonne tonalité, les mots justes, la formulation appropriée, les expressions les plus adéquates. Cette démarche est fondamentale pour vous mettre à l’abri des mauvaises interprétations.
Mettez en exergue les parties du message qui ont besoin de toute l’attention des destinataires. En objet, n’hésitez pas à indiquer «réponses souhaitées» si celles-ci sont requises. Envisagez aussi de répartir entre plusieurs mails le contenu du message que vous souhaitez communiquer. Vous pouvez notamment utiliser les nouvelles fonctionnalités de Gmail.
3. Soyez constamment en contact avec les autres
Ne laissez pas se refroidir vos relations avec le reste de l’équipe. Donnez de vos nouvelles et demandez des nouvelles de vos collaborateurs: cette démarche doit faire partie de vos priorités. Communiquez régulièrement avec les membres de l’équipe. Surtout, évitez les périodes de long silence.
Dans vos échanges avec vos collègues, évoquez l’ambiance au bureau, les urgences imprévues auxquelles vous avez dû faire face, vos nouvelles priorités, les exigences au niveau des délais. Répondez immédiatement à un message important que vous recevez même si c’est pour dire que vous n’êtes pas encore en mesure de traiter le sujet qui y est exposé.
Enfin, accordez aux autres le bénéfice du doute. Ne craignez pas de demander des précisions et des explications à un collègue si vous ne comprenez pas très bien son attitude. Ne tirez pas des conclusions hâtives.
4. Soyez disponible et bienveillant pour améliorer la communication virtuelle
À la différence de ce qu’il se passe dans une équipe conventionnelle, au sein d’une équipe virtuelle, la confiance est difficile à construire, et une fois qu’elle existe, elle demeure fragile. La confiance qui s’instaure entre les collègues travaillant dans le même bureau est favorisée par la sympathie que les uns éprouvent à l’égard des autres. Mais aussi, la confiance existe parce qu’ils se sentent proches les uns des autres. Lorsque les équipes sont dispersées, c’est seulement lors de l’accomplissement de tâches communes que leurs membres peuvent démontrer leur fiabilité et leur crédibilité.
Pour faire jaillir la confiance au sein du groupe et la consolider, voici quelques conseils que vous pouvez appliquer :
- Encouragez vos collaborateurs à répondre sur-le-champ aux demandes des autres membres de l’équipe,
- Prenez le temps de faire des comptes-rendus précis et détaillés,
- Proposez de manière proactive des solutions à des problèmes que l’équipe est en train de rencontrer,
- Prononcez des propos optimistes et encourageants.
5. Sollicitez la participation de tout le monde et n’excluez personne
Les équipes dispersées sont susceptibles d’être composées de personnes de différentes cultures, de différentes origines, avec des parcours différents. Dans une équipe traditionnelle, cette diversité provoque une profusion d’idées, ce qui stimule la créativité et augmente les performances. Dans une équipe virtuelle, cette diversité devient vite un obstacle si vous ne réagissez pas vite. Formez vos équipes au Social Selling par exemple.
Commencez par communiquer avec tous les collaborateurs, sans aucune distinction et sans aucune sorte de retenue. Associez l’équipe tout entière aux prises de décisions. Demandez les avis de chacun. Montrez que vous êtes réceptifs aux nouvelles idées et que vous acceptez les conceptions différentes des vôtres. Et lorsqu’une divergence d’opinions se produit dans l’équipe, efforcez-vous de prendre le meilleur de chacune des idées que l’on vous propose.
